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Umstätter
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Die Dauer des bibliothekarischen Geschäftsganges von Monographien ist ein erheblicher Faktor in der Informationsverzögerung. Bei der existierenden Halbwertszeiten findet hier ein nicht unwesentlicher finanzieller Verlust statt. Es ist daher sinnvoll, über das Standing-order-System einen Teil der Zeit zurückzugewinnen. So befanden sich in einer Studie in der Universitätsbibliothek Ulm (Umstätter, W. Rehm, M.) bereits 32% der von den Bibliotheksbenutzern zum Kauf gewünschten Bücher zum Zeitpunkt ihrer Bestellung im Geschäftsgang. Eine wesentliche Verbesserung wird auch in der Mög1ichkeit der Online-Katalogisierung gesehen. Über einen zentralen Rechner lassen sich Kauf, Ausleihe und Retrieval abwickeln. Als Beispiel hierfür kann das computerisierte Bibliothekssystem OCLC (Ohio College Library Center) angesehen werden, das vermutlich in den nächsten Jahren, nicht zuletzt im Zusammenhang mit den Preissteigerungen, auch in Europa Verbreitung finden wird.
Library aquisition, cataloguing, indexing, binding, and distribution of monographs play a very important role in the delay of information. Consequently, at the present half-life period of roughly five years, a considerable financial loss is experienced. At the Ulm University Library a reduction in the time laps has been achieved through the use of the standing-order-system. As a result, 32% of the requested books (wished to be bought) had already been aquired. A much greater improvement is envisaged in the capability of the on-line cataloguing. The Ohio College Library Center (OCLC) could be cited as a very good example for the manifold feasibilities in aquisition, interlibrary loan, subscription, and retrieval. Such a system may probably in the near future, together with the increment in price, gain importance in Europe.
Es ist bekannt, daß die Verzögerung, mit der ein von einer Bibliothek erworbenes Buch den Leser erreicht, nicht selten ein Jahr betragen kann (Chen, C.C., 1973 (1)).
Um über die Dauer des Geschäftsganges von Monographien in der Universitätsbibliothek Ulm eine Aussage machen zu können, wurden im Juni, Juli und August 1981 1920 Laufzettel (Abb.1) ausgewertet. Das Ergebnis war, daß die durchschnittliche Laufzeit eines Buches im Juni 5,8 Monate betrug, während sie bis zum August auf 7,1 Monate anstieg. Diese scheinbare Verzögerungszunahme hatte zweifellos ihren Grund in der wachsenden Motivation der Bibliotheksmitarbeiter, alle Rückstände möglichst rasch aufzuarbeiten. Daher ist damit zu rechnen, daß nach fast vollständigem Abbau der Warteschlangen eine deutliche Verkürzung der Laufzeit eintreten wird.
Durch die Zweiteilung des Ulmer Geschäftsganges in eine "Eilt-" und "Normalbearbeitung" (2) mit einer Dauer von etwa 50 bzw. 300 Tagen wurde erreicht, daß 55% der Bibliotheksbenutzer nach einem einmonatigen Geschäftsgang die zum Kauf gewünschten Bücher ausgeliehen bekamen.
Abb. 1:
| Eilt-Bearbeitung | Normal-Bearbeitung | Gesamt | Monat | |
|---|---|---|---|---|
| Anzahl der ausgewerteten Laufzettel |
176 |
336 |
511 |
|
| Mittlere Bearbeitungszeit in | ||||
Tagen |
64 ± 77 |
297 ± 110 |
217 |
August |
Monaten |
2,1 |
9,8 |
7,1 |
|
| Anteil der ausleihbereiten Titel |
55% nach |
90% nach |
45% nach |
|
| Anzahl der ausgewerteten Laufzettel |
318 |
390 |
708 |
|
| Mittlere Bearbeitungszeit in | ||||
Tagen |
54 ± 74 |
340 ± 75 |
212 |
Juli |
Monaten |
1,8 |
11,2 |
7,0 |
|
| Anteil der ausleihbereiten Titel |
55% nach |
78% nach |
42% nach |
|
| Anzahl der ausgewerteten Laufzettel |
349 |
352 |
701 |
|
| Mittlere Bearbeitungszeit in |
|
|||
Tagen |
47 |
306 ± 74 |
177 |
Juni |
Monaten |
1,6 |
10,1 |
5,8 |
|
| Anteil der ausleihbereiten Titel |
61% nach |
91% nach |
49% nach |
Da nach der Pittsburgh Studie (Kent, A. et al., 1979 (3)) es realistisch ist, daß etwa 40% der von einer Universitätsbibliothek erworbenen Bücher in sechs Jahren nicht ausgeliehen werden, sollte, selbst bei sorgfältigster Erwerbungspolitik, der gezielte Kaufwunsch bevorzugt werden.
Auch nach Aufarbeitung aller Rückstände ist mit einer Beschleunigung der "Eilt-Bearbeitungen" kaum zu rechnen, da durch das "stoßweise" Eintreffen der Buchlieferungen und die aus rationellen Gründen "paketweise" erfolgende Bearbeitung der Bücher eine Mindestzeit nicht zu unterschreiten ist: Während in dem betrachteten Zeitraum nur ein Buch den gesamten Geschäftsgang in einem Tag durchlief, waren es 6,6%, welche innerhalb von acht Tagen zur Benutzung verfügbar waren.
Die Frage, ob Spitzenbelastungen, z.B. nach Freigabe gesperrter Haushaltsmittel oder bei Jahresabschluß, durch gegenseitige Hilfe zwischen einzelnen Bibliotheksabteilungen abzufangen sind, erscheint damit als wenig sinnvoll: Schon innerhalb weniger Tage würden Wellen erhöhter Belastung durch die Buchbearbeitungsstellen (Erwerbung, Haushalts- und Rechnungsstelle, Einbandstelle, Buchbinderei, Formalkatalogisierung, Sacherschließung, Ausstattung, Datenerfassung) laufen. Eine Beschleunigung ist deshalb nur insoweit möglich, als versucht wird, das Buch selbst von einer Bearbeitungsstelle zur anderen möglichst rasch weiterzugeben, damit die Regale in den einzelnen Abteilungen weitgehendst leer zu halten, und alle vom Buch getrennt durchführbaren Arbeiten in Zeiten geringeren Arbeitsanfalles zu verlegen. Hierdurch würde auch eine Flexibilität bei Personalausfall geschaffen. Dies gilt insbesondere für die "normale Bearbeitung", bei der sich sicherlich Beschleunigungen erzielen lassen, die jedoch durch bereits vorgenommene Rationalisierungen stark begrenzt sind.
Vor allem im Hinblick auf eine Halbwertszeit von etwa fünf Jahren in den Naturwissenschaften (Umstätter, W. et al., 1981 (4)) und der erhöhten Nutzung neuester Literatur sollte man nicht die finanziellen Verluste durch verspätetes Zur-Verfügung-Stellen der Bücher unterschätzen, das, so betrachtet, etwa ein Viertel der Kosten ausmachen dürfte.
Von Interesse erschien bei diesen Untersuchungen die Zeit zwischen der Bestellung eines Buches durch den Bibliotheksbenutzer und den Eingang des Buches. In 80 ausgezählten Fällen betrug sie x = 128 ± 95. Addiert man zu ihr die Dauer des "Eilt-Geschäftsganges", so mußte der Endnutzer im Durchschnitt fast sechs Monate auf sein Buch warten, Durch das von der Universitätsbibliothek Ulm praktizierte Standing-order-System (Rehm, M., 1977 (5)) wurden 32% der Bestellungen als bereits im Geschäftsgang befindlich registriert. Unter Berücksichtigung der bestellten, aber noch nicht akzessionierten Monographien waren über ein Drittel der Benutzerwünsche schon durch Standing-order angeschafft. Damit wird die Verzögerung durch die Lieferdauer der Bücher über den Buchhandel (Abb. 4) erheblich abgefangen. Die Verteilung der Lieferdauer zeigt bei einem arithmetischen Mittel von 80 Tagen keine Zweigipflichkeit, wie sie durch Inlands- und Auslandsbestellungen möglich gewesen wäre. In.der Gesamtschau der Bearbeitungszeit aller Bücher (Abb. 5) ist eine solche typische Zweigipflichkeit erkennbar, die sich durch die "Eilt-" und "Normal-Bearbeitungszeit" ergibt.
Wie bereits ausgeführt wurde, kann es zunächst nicht Ziel dieser Betrachtung sein, die beiden Geschäftsgänge zu vereinigen; jedoch könnte eine On-line-Katalogisierung wie bei OCLC (Kligour, F.G., 1979 (6)) oder bei BLAISE erhebliche Verbesserungen bringen. Ein Beispiel hierfür ist in der Bundesrepublik Deutschland die Bibliothek des British Council (Williams, M., 1979 (7)), von der neu erworbene Bücher lediglich mit der Signatur versehen und alsdann sogleich in die Regale eingeordnet werden. Der zugehörige Katalog wird mit allen notwendigen Einträgen direkt von BLAISE geliefert. Auch wenn dieses Modell wegen seiner systemimmanenten Eigenschaften nicht ohne Weiteres auf andere Bibliotheken und erst recht nicht auf große Universitätsbibilotheken übertragbar ist, sollte der prinzipielle Vorteil, das Buch vom Geschäftsgang möglichst weitgehend abzukoppeln, berücksichtigt werden. Damit können in vielen, wenn auch nicht in allen Fällen, die Bücher dem Nutzer in der interessantesten, d.h. noch aktuellen Phase zugänglich gemacht werden.
Es ist selbstverständlich, daß hierzu eine allgemein verbreitete Katalogisierung wie beispielsweise die der Library of Congress übernommen werden muß, welche zudem on-line zur Verfügung steht. Ebenso ist es eine Voraussetzung, daß die entsprechende Datenbank die jeweils erworbenen Bücher möglichst weitgehend enthält. OCLC hat dieses Ziel durch seine starke Verbreitung und durch das „shared cataloguing" erreicht. So befinden sich für die Bibliotheken der USA bereits beim Kauf 94% des Neuzugangs im Speicher (Kilgour, F.G., 1979 (6)); mit anderen Worten: nur 6% der Bücher müssen von den Bibliotheken selbst katalogisiert werden.
Das explosionsartige Wachstum dieses Systems mit rund 7 Millionen Dokumentationseinheiten und 90 Millionen Lokationen zeigt einerseits seinen großen Vorteil, andererseits den hohen Bedarf der Bibliotheken an solchen On-line-Katalogisierungssystemen. Ihre Bedeutung läßt sich nicht zuletzt daran erkennen, daß es eine ganze Reihe von Versuchen in der Verbundkatalogisierung gegeben hat und noch gibt, wie BALLOTS, BLCMP, BVS, CLANN, DOBIS, HEBIS, IBAS, LASER, LIMBA, LMARS, LOCAS, MERLIN, NORMARC, PICA, RLIN, SAMKAT, SCOLCAP, TRC, UTLAS, VUBIS, WLN u.a.
Die Möglichkeit, über einen zentralen Rechner eine beschleunigte Katalogisierung, eine verbesserte Kaufpolitik und gezieltes Suchen nach bestimmten Büchern zu erreichen, ist insbesondere bei Haushaltsrestriktionen ein wichtiges Ziel. Vor allem durch eine Verbesserung des Leihverkehrs hinsichtlich Nutzung und Dauer - OCLC hat einen raschen Anstieg der Fernleihbestellungen bewirkt (Kilgour, F.G., 1979 ( 8 )) - dürfte eine Möglichkeit gegeben sein, die Bestände der Bibliotheken intensiver zu nutzen.
Berücksichtigt man die Überlegungen von P.M. Morse, (1968 (9)), daß die Abnahme der Buchbenutzung einem Markov Prozess entspricht und sich somit der Monographienbedarf, aufgrund der Ausleihe im ersten Jahr, in etwa abschätzen läßt. so wäre eine automatische Registrierung dieser Entleihungen und die Berechnung des weiteren Bedarfs möglich. Das heißt, daß über eine zentrale Rechenanlage festgestellt werden könnte, welche Bücher in einer Region mehrfach und welche nur einmal vorhanden zu sein brauchten. Eine solche Entscheidungshilfe könnte natürlich weder die Verantwortung des Bibliothekars ersetzen, noch wäre sie fehlerlos. Sie könnte aber helfen, finanzielle Engpässe zu mildern bzw. den Bibliothekaren automatisch mitteilen, welche Bücher in bestimmten Regionen fehlen.
Die Tatsache, daß Bibliotheken der USA, und ihnen voran die Library of Congress, ihre Zettelkataloge bereits eingefroren haben und die Bibliotheksbenutzer über Terminals ihre Information selbst suchen, wirft zwei Fragen auf:
1. Ist die Formalkatalogisierung als Beleg dafür, daß ein bestimmtes Buch im Besitz der jeweiligen Bibliothek ist, überhaupt noch notwendig, wenn jederzeit über einen On-line-Zugriff die entsprechenden Daten bei einer Zentrale abrufbar sind? Reicht es dann nicht, wenn nur die Lokation dem im Speicher befindlichen Titel (über die ISBN) zugeordnet wird? Möglicherweise könnte hier auch das Cataloguing-in-Publishing (CIP) eine Rolle spielen.
2. Werden wir nicht in Zukunft in wachsendem Maße zur Erschließung unseres Wissens, in gedruckter oder anderweitig gespeicherter Form, mehr Information auffindbar machen müssen als das, was wir heute auf Katalogkarten verzeichnen? Ein Schritt auf diesem Wege wäre z.B. der, den eine Bibliothek bei IBM bereits geht, daß man alle Autoren und Titel der einzelnen Buchkapitel abspeichert und suchbar macht.
Ein Mangel an Geld in den Bibliotheken kann und darf heute, in einer Zeit, in welcher der Bedarf an Information immer schwieriger zu decken ist, nicht zu einer Abnahme an verfügbarem Wissen führen. Es gilt, gerade bei finanziellen Schwierigkeiten, die vorhandenen Ressourcen besser zu nutzen. Ein Buch, das niemand liest, ist totes Kapital, eine Fehlinvestition. Die möglichst rasche Bereitstellung häufig gebrauchter Bücher, Serien und Periodica ist eine der Hauptaufgaben der Bibliotheken.
Systeme wie Megadoc machen es nicht nur möglich, sondern wahrscheinlich, daß in Zukunft mehr und mehr Einzelkopien vom Endnutzer gesucht und bestellt werden (Franklin, J., 1981 (10)). Dagegen sollten die Bibliotheken sich auf eine verstärkte Kooperation (Black, G., 1981 (11)) und computerisierte Kommunikation miteinander einstellen.